Saturday , February 24 2018
Home / Blog / Aneka Jenis dan Fungsi Alat Kantor yang Dibutuhkan Perusahaan

Aneka Jenis dan Fungsi Alat Kantor yang Dibutuhkan Perusahaan

Share this:

Kesuksesan sebuah bisnis tidak hanya ditentukan oleh kualitas sumber daya manusianya. Kelengkapan alat kantor pun memainkan peran penting dalam pelaksanaan kegiatan operasional bisnis. Alat kantor tidak melulu meliputi setiap benda yang dapat ditemukan di atas meja kantor. Peralatan kantor juga meliputi furnitur, perabot, serta mesin-mesin penunjang pelaksanaan tugas karyawan di kantor.

Bayangkan jika kantor Anda tidak memiliki peralatan penunjang yang memadai? Kegiatan operasional harian pun bisa terhalang. Terbengkalainya kegiatan operasional perusahaan akibat sarana dan prasarana yang kurang memadai pada akhirnya akan memengaruhi reputasi perusahaan.

Kelengkapan alat kantor di sebuah perusahaan modern dapat memberikan perubahan besar terhadap produktivitas para karyawan. Prasarana perusahaan yang lengkap pun dapat memberikan kesan di mata klien dan konsumen bahwa Anda menjalankan bisnis secara profesional. Sebagai pemilik bisnis, sudah sepatutnya Anda berinvestasi pada alat kantor yang dapat menunjang produktivitas karyawan dan kegiatan operasional perusahaan. Lantas, apa saja jenis dan fungsi alat kantor yang dibutuhkan perusahaan?

Kategori Alat Tulis Kantor

Alat tulis kantor (ATK) merupakan komponen alat kantor pertama yang wajib ada di setiap perusahaan. Meski hampir seluruh kegiatan pencatatan dan pengarsipan data dapat dilakukan dengan komputer dan gawai, keberadaan alat kantor tetap dibutuhkan. Beberapa alat tulis kantor yang wajib ada di setiap kantor di antaranya:

  • Pena

    pixabay.com
    pixabay.com

Pena sudah tentu menjadi benda pertama yang terlintas dalam pikiran ketika berbicara tentang alat tulis. Banyak orang yang lebih nyaman menuliskan catatannya di atas kertas dibanding mengetiknya di komputer maupun ponsel. Itulah sebabnya Anda tidak boleh meremehkan kehadiran alat tulis satu ini.

Pena pun terdiri dari tiga jenis: ball pens (terbuat dari material berbasis minyak dan lebih mudah kering), gel pens (teksturnya lebih cair dari ball pen, lebih lama kering, dan mudah menempel, serta fountain pens (jenis pena dengan hasil goresan paling lembut, tapi biasanya memiliki harga jauh di atas pena pada umumnya).

  • Buku Tulis

    pixabay.com
    pixabay.com

Buku tulis yang biasa digunakan di lingkungan kantor umumnya berbentuk lebih kecil dan memiliki sampul tebal. Karena ukurannya tersebut, buku tulis sering diandalkan banyak orang sebagai wadah untuk mencatat hasil rapat, dan penghitungan pengeluaran harian.

  • Pensil

    pixabay.com
    pixabay.com

Selain pena, pensil pun masih dipilih sebagai alat tulis paling praktis bagi banyak orang. Berdasarkan tekstur karbon dan hasil goresannya, pensil terbagi ke dalam tiga jenis kategori:

Lunak. Pensil dengan tingkat ketebalan lunak biasanya ditandai dengan kode 2B, 3B, 4B, 5B, 6B, dan 7B. Semakin besar angkanya, semakin pekat pula hasil goresannya.

Sedang. Jenis pensil ini biasanya tidak terasa keras maupun lunak. Kode pensil ini biasanya ditandai dengan huruf B (Black), HB (Half Black), F (Firm), dan H (Hard).

Keras. Pensil dengan kepadatan yang keras banyak digunakan untuk menggambar sketsa berkat warna hasil goresannya tidak terlalu hitam pekat. Pensil jenis ini biasanya ditandai dengan huruf H.

  • Kertas

    pixabay.com
    pixabay.com

Kertas tentunya merupakan salah satu komponen utama dalam kegiatan operasional perusahaan. Meski penggunaannya mulai dibatasi, kertas masih banyak diandalkan dalam pembuatan surat, pamflet, dan brosur.

  • Highlighter

    pixabay.com
    pixabay.com

Highlighter, alat tulis dengan goresan tebal dan warna-warna cerah ini banyak diandalkan untuk menandai bagian atau kalimat penting dalam surat dan buku.

Kategori Pengarsipan

Kegiatan operasional perusahaan tidak pernah lepas dari berkas dan surat penting. Itulah sebabnya berkas-berkas tersebut harus disimpan di tempat khusus agar tidak mudah hilang dan rusak. Ada beberapa alat kantor yang biasa digunakan untuk pengarsipan, di antaranya:

  • Filing Cabinet

    pixabay.com
    pixabay.com

Filing cabinet merupakan alat kantor yang selalu menjadi andalan dalam proses pengarsipan.  Lemari arsip ini memiliki dua jenis yakni lemari dengan laci, dan lemari biasa yang memiliki rak-rak di dalamnya. Lemari arsip biasanya berbentuk vertikal dan terdiri dari beberapa laci dan terbuat dari plastik, kayu, maupun logam. Masing-masing laci dapat memuat setidaknya 1.000 lembar arsip. Dalam laci tersebut terdapat pembatas pada sisi kiri dan kanannya untuk membantu berkas agar tidak tercecer. Untuk mempermudah pengarsipan, sebaiknya letakkan berkas pada map khusus sebelum disimpan dalam filing cabinet.

  • Folder

    i0.wp.com
    i0.wp.com

Folder merupakan map yang terdiri dari beberapa lipatan dan dilengkapi dengan kawat pembatas. Dengan folder, berkas-berkas yang Anda simpan tidak akan mudah tercecer dan rusak.

  • Guide Card

    mediapool.getthespec.com
    mediapool.getthespec.com

Guide card memiliki bentuk yang mirip dengan folder, hanya saja di dalamnya sudah dilengkapi dengan penanda berupa huruf untuk membantu arsip agar lebih mudah ditemukan berdasarkan kategorinya. Guide card terdiri dari dua ukuran, yakni ukuran besar (36 cm x 25 cm) yang biasa digunakan untuk menyimpan surat dan berkas penting, serta guide card dengan ukuran kecil (16 cm x 11 cm) untuk menyimpan berkas berukuran kecil seperti kartu.

  • Map

    1.bp.blogspot.com
    1.bp.blogspot.com

Map merupakan alat pengarsipan yang juga banyak ditemukan di kantor-kantor. Map yang kita ketahui umumnya terbuat dari kertas tebal maupun plastik dan berukuran relatif kecil sehingga mudah dibawa ke mana saja. Selain map kertas yang sudah kita kenal, ada juga beberapa jenis map lainnya, seperti:

Read More :  Paket Usaha Alat Tulis Kantor yang Dibutuhkan Startup

Brief Ordner. Jenis map yang satu ini biasanya berukuran relatif lebih besar dan terbuat dari material karton yang tebal. Di dalam map terdapat penjepit yang terbuat dari logam untuk menjaga agar tumpukan berkas tidak mudah lepas dan tercecer. Ordner dapat memuat setidaknya 500 lembar berkas.

Snellhecter. Map snellhecter terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di dalamnya sudah dilengkapi pembatas.

  • Rak Sortir

    ameliadwilestari15.files.wordpress.com
    ameliadwilestari15.files.wordpress.com

Rak sortir digunakan untuk memisahkan berkas atau surat dengan beberapa kategori berbeda, misalnya surat yang diterima, diproses, atau yang akan dikirimkan.

  • Rotary Filing System

    www.mobileshelvingdirect.co.uk
    www.mobileshelvingdirect.co.uk

Lemari arsip yang dapat diputar ini akan memberikan Anda kemudahan dalam mencari dokumen. Alat penyimpanan arsip ini biasanya terbuat dari besi atau logam sehingga lebih tahan lama dan mudah dirawat.

Kategori Mesin

Kegiatan operasional perusahaan pun banyak melibatkan berbagai jenis mesin. Keberadaan mesin-mesin ini tentunya turut membantu pekerjaan menjadi lebih efisien. Alat kantor berbentuk mesin tersebut di antaranya:

  • Printer

    pixabay.com
    pixabay.com

Kantor yang menggunakan komputer sudah tentu memerlukan printer untuk mencetak dokumen. Meskipun pembatasan penggunaan kertas kini kian ramai dikampanyekan, beragam jenis dokumentasi dalam bisnis seperti surat perjanjian, laporan keuangan, invoice, aturan perusahaan, dan sebagainya masih perlu dicetak.

  • Mesin Fotokopi

    pixabay.com
    pixabay.com

Jauh sebelum mesin fotokopi ditemukan, untuk membuat salinan dokumen, kita harus mampu menyalin dokumen tersebut dengan menulis ulang. Untuk melakukan tugas khusus tersebut, perusahaan pun banyak mempekerjakan seseorang yang mampu menyalin ulang surat maupun dokumen penting lainnya dalam waktu singkat. Kini, setiap orang dapat dengan mudah menyalin ulang dokumen dengan meletakannya pada mesin fotokopi. Hasil salinan dokumen pun dapat diperoleh dalam hitungan detik.

  • Mesin Laminasi

    4.bp.blogspot.com
    4.bp.blogspot.com

Ada kalanya dokumen yang dicetak perlu mendapatkan perlindungan khusus agar tidak mudah sobek dan basah. Itulah pentingnya memiliki mesin laminasi di kantor. Mesin laminasi terdiri dari dua jenis, yakni mesin laminasi panas dan dingin. Apa saja perbedaannya?

Read More :  Kiat Menjalin Kerja Sama dengan Importir Alat Tulis Kantor

Mesin laminasi panas menggunakan metode thermal atau panas pada proses laminasi. Dengan metode ini, Anda dapat menggunakan plastik laminasi yang memiliki perekat maupun tidak. Pemilihan plastik laminasi pun harus disesuaikan dengan benda yang akan dilapisi. Pada umumnya, tempat percetakan banyak menggunakan plastik laminasi dengan perekat berjenis glossy atau doft yang berbahan polypropylene. Selain lebih mudah didapatkan di pasaran, polypropylene pun memiliki harga terjangkau.

Sementara itu, mesin laminasi dingin lebih sering menggunakan bahan perekat yang dicampur dengan pelarut. Dari segi biaya, metode ini relatif lebih murah dibanding metode thermal. Namun, mesin laminasi dingin cenderung tidak ramah lingkungan, dan hasilnya pun tidak sebaik mesin laminasi panas.

  • Mesin Pencetak Label (Label Maker)

    pixabay.com
    pixabay.com

Mungkin masih banyak orang yang menyepelekan kegunaan mesin pencetak label sebagai salah satu alat kantor yang dibutuhkan perusahaan. Padahal, mesin satu ini memiliki beberapa fungsi yang tidak kalah pentingnya dengan mesin fotokopi maupun printer. Dengan label maker, Anda dapat mencetak name tag, membuat label untuk benda-benda di kantor, dan membuat label untuk folder-folder penting.

  • Mesin Pemindai (Scanner)

    pixabay.com
    pixabay.com

Terkadang kita memerlukan dokumen cetak untuk dipindahkan ke dalam bentuk gambar. Untuk dapat melakukan pemindaian, Anda memerlukan scanner. Scanner dapat membaca, merekam, dan memindai informasi yang berwujud 2D atau 3D ke dalam bentuk gambar. Selain scanner berbentuk flatbed atau datar yang sudah sering kita temukan di kantor dan pusat percetakan, ada juga beberapa jenis mesin pemindai lainnya seperti:

Scanner Drum. Sesuai dengan namanya, mesin pemindai satu ini memiliki bentuk seperti drum atau tabung. Scanner drum memiliki kapasitas pemindaian yang luar biasa, dan bahkan mampu menghasilkan gambar hasil pindaian dengan resolusi mencapai 24.000 ppi. Harganya pun relatif lebih mahal dari jenis scanner lainnya.

Film Scanner. Penggunaan negatif memang sudah jarang ditemukan saat ini. Namun, bagi para pencinta fotografi retro, negatif belum mati, begitu pula dengan alat pemindainya atau film scanner. Mesin pemindai negatif foto ini menggunakan teknologi yang sama dengan flatbed scanner, yakni CCD sebagai “aktor” utama yang melakukan proses pemindaian. Meski sudah jarang digunakan, film scanner tetap memiliki harga beli yang cukup tinggi.

  • Paper Shredder

    tqn.com
    tqn.com

Tidak semua dokumen perusahaan harus diarsipkan dan disimpan di tempat khusus. Terkadang ada dokumen yang sudah tidak berlaku dan perlu untuk dihancurkan agar tidak “memakan” tempat di ruang penyimpanan. Paper shredder atau mesin penghancur kertas dapat melaksanakan tugas tersebut dengan cara memotong kertas hingga menjadi bagian-bagian kecil.

  • Proyektor LCD

    4.bp.blogspot.com
    4.bp.blogspot.com

Proyektor LCD sudah tentu menjadi salah satu alat kantor yang wajib ada untuk kebutuhan presentasi perusahaan. Alat ini merupakan pengembangan OHP proyektor yang berfungsi memproyeksikan gambar atau teks dari layar komputer ke layar yang lebih besar.

Kategori Furnitur Kantor

Produktivitas karyawan pun banyak ditentukan oleh nyaman tidaknya tempat kerja mereka. Meja, kursi, lemari, dan furnitur kantor lainnya harus sesuai dengan lingkungan dan budaya perusahaan. Sebagai contoh, perabot dan furnitur kantor harus memiliki kompartemen tambahan seperti laci dan rak yang dapat digunakan untuk menyimpan arsip dan dokumen penting lainnya. beberapa furnitur kantor yang dibutuhkan perusahaan di antaranya:

  • Meja Kantor

    pixabay.com
    pixabay.com

Meja kantor merupakan furnitur yang dirancang khusus sebagai peralatan kantor. Hal ini tentu membuatnya berbeda dengan meja belajar yang diletakkan di kamar. Meja kantor biasanya dilengkapi dengan laci dan rak yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan. Selain berfungsi sebagai penunjang kegiatan operasional karyawan, meja kantor juga dapat menjadi daya tarik tersendiri, terutama jika memiliki desain dan warna yang unik. Namun, pada umumnya perusahaan tidak memilih perabotan dengan corak atau desain yang mencolok agar tidak mengganggu konsentrasi para karyawan. Meja kantor umumnya dibuat dari bahan kayu plywood atau MDF yang biasanya memiliki bobot yang jauh lebih ringan.

  • Kursi Kantor

    pixabay.com
    pixabay.com

Kursi kantor dapat menentukan kenyamanan dan produktivitas kerja para karyawan. Kenyamanan kursi pun ditentukan oleh berbagai hal seperti desain, material, dan ukurannya. Beberapa material yang sering digunakan dalam pembuatan lapisan kursi kantor di antaranya:

Read More :  Bagaimana Cara Memilih Kereta Bayi Lipat Yang Bagus?

Vinyl. Bahan produksi pabrik ini sering ditemukan pada berbagai macam furnitur, termasuk kursi kantor. Kualitasnya pun beragam, bahkan vinyl berkualitas tinggi sering kali sulit dibedakan dengan bahan kulit. Vinyl banyak dipilih sebagai bahan pembuatan kursi kantor berkat sifatnya yang tahan lama, mudah dibersihkan, dan tersedia dalam berbagai pilihan warna. Bahan ini pun tidak mudah menyerap cairan dengan cepat jadi Anda hanya cukup mengelap permukaan yang terkena noda dengan air atau lap basah. Namun, kursi berbahan vinyl biasanya lebih mudah panas sebab bahan pelapis satu ini tidak memungkinkan kulit untuk bernapas.

Kain Tenun. Jangan salah, kain tenun pun banyak dijadikan bahan pelapis kursi kantor. Alasannya sederhana, kain tenun memiliki harga relatif terjangkau dan aneka warna menarik. Kekurangannya, kain tenun lebih mudah kotor, sehingga Anda perlu berhati-hati dalam merawatnya agar tidak mudah terkena noda. Selain itu, material ini juga cenderung lebih mudah sobek. Ada baiknya kursi dengan bahan pelapis kain tenun ini digunakan untuk kursi yang berada di ruang istirahat kantor.

Kulit Sintetis. Material kulit sintetis dapat dikatakan sebagai material terfavorit dalam pembuatan kursi. Kulit sintetis dapat menghadirkan kesan kursi yang tampak mewah dengan harga relatif terjangkau. Tampilannya pun tampak seperti kulit asli, tahan lama, dan mudah dibersihkan.

Kulit Asli. Dilihat dari harga materialnya yang mahal, kursi berbahan kulit asli ini tampaknya lebih sering ditemukan di ruang kerja petinggi perusahaan. Harganya pun tentu sebanding dengan kualitasnya. Kursi dengan material kulit asli dapat bertahan dalam jangka waktu lama, bahkan hingga seumur hidup selama dirawat dengan baik. Satu-satunya kekurangan yang dimiliki kursi berbahan kulit asli adalah kurangnya varian warna yang tersedia di pasaran.

Kayu. Meski bahan kayu murni tergolong klasik dan kurang ergonomis, material satu ini masih banyak ditemukan di area-area perkantoran. Sifatnya yang kuat, tahan lama dan mudah dirawat membuatnya banyak diandalkan. Hanya saja, kursi berbahan dasar kayu kurang cocok untuk digunakan karyawan yang diharuskan duduk berjam-jam di kantor.

Alat kantor yang lengkap, ergonomis, dan efisien tentunya dapat menunjang kegiatan operasional perusahaan dan produktivitas karyawan. Itulah sebabnya Anda perlu berhati-hati dalam memilih alat kantor. Perhatikan material, harga, dan spesifikasi barang sebelum Anda memutuskan untuk membelinya. Pastikan alat kantor yang Anda beli memiliki kualitas yang baik serta mampu membantu Anda melaksanakan berbagai tugas di kantor.

Share this:

Check Also

3.bp.blogspot.com

Kualitas dan Harga Sepatu Roda Impor Ini Cocok untuk Bisnis Anda

Lapak penjual sepatu roda semakin menjamur seiring banyaknya penggemar aktivitas ini. Harga sepatu roda kini …

Mandhanastonex.com

6 Motif Granit Lantai Terbaru Untuk Rumah Idaman Anda

Saat membangun rumah idaman, mungkin terpikir untuk menggunakan granit dan ingin mengetahui berbagai motifnya. Mari …

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *