Home / ATK / Pentingnya Manajemen Pengadaan dan Pengelolaan ATK di Perusahaan
Pentingnya Manajemen Pengadaan dan Pengelolaan ATK di Perusahaan
Pentingnya Manajemen Pengadaan dan Pengelolaan ATK di Perusahaan - cvsoneta

Pentingnya Manajemen Pengadaan dan Pengelolaan ATK di Perusahaan

Alat tulis kantor atau yang lebih akrab dikenal dengan ATK termasuk dalam kategori perlengkapan perusahaan. Ini berarti, penggunaan ATK biasanya habis dalam jangka kurang dari satu tahun dan perlu dibeli melalui proses pengadaan setiap tahunnya.

Adanya perlengkapan alat tulis kantor tentu sangat menunjang kinerja karyawan di dalam perusahaan. Dengan suplai ATK yang sesuai dan memadai, karyawan bisa bekerja secara efektif terutama di bidang administrasi.

Importer.co.id adalah penyedia alat tulis kantor berkualitas dengan jenis dan merek yang beragam. Diimpor langsung dari Cina, barang yang disediakan oleh Importer.co.id memiliki harga yang ekonomis. Dengan begitu, perusahaan dapat menghemat dalam memenuhi kebutuhan perusahaan akan beragam jenis dan kuantitas barang.

Sebelum mengetahui lebih jauh tentang pemesanan produk ATK di Importer.co.id, mari simak mengenai definisi, jenis, prosedur, serta tips mengenai pengadaan alat tulis dalam suatu perusahaan.

Mengenal Definisi Alat Tulis Kantor atau ATK

Mengenal Definisi Alat Tulis Kantor atau ATK - Pentingnya Manajemen Pengadaan dan Pengelolaan ATK di Perusahaan
Mengenal Definisi Alat Tulis Kantor atau ATK – Pentingnya Manajemen Pengadaan dan Pengelolaan ATK di Perusahaan – fakingnews.firstpost

Sesuai dengan sebutannya, ATK terdiri dari alat tulis yang bisa menunjang kegiatan pekerjaan di dalam suatu perusahaan. Tadinya, hanya barang-barang seperti pulpen, tinta, buku catatan, kertas, dan alat tulis-menulis lainnya yang masuk ke dalam kategori ATK.

Namun, seiring dengan berjalannya waktu, kategori ATK meluas juga pada alat elektronik yang menunjang kegiatan perusahaan seperti kalkulator, komputer, dan printer. Beberapa alat elektronik tersebut membutuhkan pembaruan atau pemeliharaan untuk memperpanjang masa gunanya.

Setiap jenis ATK memiliki nilai penyusutan masing-masing. Misalnya saja, alat tulis seperti pulpen dan kertas mungkin akan habis sesuai dengan intensitas pemakaian. Sedangkan perlengkapan seperti printer atau kalkulator mungkin memiliki masa guna yang lebih panjang sesuai dengan perawatannya.

Proses Pengadaan ATK dalam Perusahaan

Proses Pengadaan ATK dalam Perusahaan - Pentingnya Manajemen Pengadaan dan Pengelolaan ATK di Perusahaan
Proses Pengadaan ATK dalam Perusahaan – Pentingnya Manajemen Pengadaan dan Pengelolaan ATK di Perusahaan – masjamal

Pada suatu perusahaan yang tertata dengan baik, proses pengadaan ATK dilaksanakan dengan tertib. Dari mulai proses penyeleksian jenis dan merek perlengkapan, verifikasi produk, pemilihan vendor, hingga pembelian barang dilakukan dengan teratur.

Biasanya, terdapat satu orang atau satu divisi yang bertanggung jawab atas pengadaan tersebut. Divisi tersebut sering juga dikenal dengan istilah divisi procurement. Tugasnya adalah menangani pengadaan dan pengelolaan ATK yang digunakan oleh seluruh divisi dalam perusahaan.

Proses pengadaan alat tulis kantor dibutuhkan oleh hampir semua jenis perusahaan baik itu swasta maupun dinas kepemerintahan. Namun, ada beberapa perbedaan dalam prosesnya sebagai berikut:

  • Pengadaan ATK untuk Perusahaan Swasta

Pada perusahaan swasta, proses pengadaan tidak serumit di perusahaan BUMN atau dinas kepemerintahan. Penunjukan vendor bisa dilakukan secara langsung tanpa melalui proses pelelangan atau seleksi vendor. Penilaian pada kualitas ATK bisa dilakukan di bawah wewenang divisi pengadaan itu sendiri.

Perusahaan swasta bahkan bebas memilih vendor atau membeli langsung ATK sesuai dengan anggaran belanja yang ditetapkan. Yang terpenting, pengelolaan dan penggunaan ATK harus tetap dilakukan secermat mungkin agar anggaran dapat dibelanjakan dengan efektif.

  • Pengadaan ATK untuk Perusahaan Milik Negara atau Dinas Kepemerintahan

Sedangkan pada perusahaan BUMN atau dinas kepemerintahan, proses pengadaan wajib melalui proses lelang atau tender. Tujuannya adalah agar proses pengadaan bersih dari praktik KKN atau kecurangan lain. Penyeleksian dokumen legalitas  untuk proses lelang ini berlangsung dengan ketat sebelum sampai di tahap verifikasi.

Biasanya, pengadaan dalam jangka waktu panjang seperti satu tahun memang melibatkan jumlah uang yang tidak sedikit. Maka dari itu, proses harus dijalankan dengan transparan dan sesuai dengan aturan.

Kenali Jenis Prosedur Pengadaan ATK

Kenali Jenis Prosedur Pengadaan ATK - Pentingnya Manajemen Pengadaan dan Pengelolaan ATK di Perusahaan
Kenali Jenis Prosedur Pengadaan ATK – Pentingnya Manajemen Pengadaan dan Pengelolaan ATK di Perusahaan – officexpress

Dalam melaksanakan pengadaan, ada prosedur khusus yang harus dilakukan oleh perusahaan. Tahap-tahap pemilihan vendor, analisis kebutuhan alat tulis kantor, dan sebagainya harus dilakukan secara runut. Secara umum, ada tiga prosedur yang biasanya dilakukan dalam melakukan pengadaan alat tulis kantor:

  • Prosedur Pelelangan Umum

Prosedur ini wajib dilakukan oleh badan usaha dan satuan dinas milik negara. Perusahaan harus membuka pelelangan umum melalui media massa dan terbuka untuk semua peserta yang memenuhi kriteria. Pemenang lelang adalah perusahaan penyedia ATK yang paling memenuhi syarat dan prasyarat. Kelengkapan seperti dokumen dan perizinan perusahaan penyedia wajib dipenuhi sebelum bisa mengikuti proses lelang pekerjaan.

  • Prosedur Pembelian Tunai

Jenis pengadaan ini sering dilakukan oleh perusahaan swasta dengan skala kecil hingga menengah. Biasanya, divisi yang membutuhkan hanya perlu mengajukan surat Purchase Order (PO) untuk ditangani oleh bagian pengadaan. Ini biasanya berlaku untuk barang dengan harga di bawah Rp20.000.000. Pembelian tunai juga bisa diterapkan pada pembelian suplai ATK di tengah tahun.

  • Prosedur Pembelian Melalui Pemilihan Langsung

Pemilihan langsung dilakukan oleh bagian pengadaan dengan menentukan setidaknya tiga vendor dan melalui proses negosiasi untuk mendapatkan harga terbaik. Biasanya, vendor yang dipilih adalah penyedia yang bisa memberikan pilihan barang yang lengkap sehingga semua kebutuhan kantor bisa dipenuhi tanpa harus mengambil dari beberapa penyedia.

Salah satu tahap terpenting dalam pengadaan ATK adalah analisis kebutuhan alat tulis kantor. Jadi, orang yang bertanggung jawab untuk melakukan pengadaan harus melakukan analisis pada jumlah alat tulis kantor yang dibutuhkan dalam jangka waktu tertentu.

Selain itu, perlu juga dilakukan analisis dan percobaan pada jenis dan merek alat tulis  sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pada tahap pengadaan, pilihan merek dan jenis alat tulis harus memiliki kriteria yang spesifik.

Proses analisis tersebut menentukan anggaran pengadaan ATK yang harus disediakan oleh perusahaan. Dengan jumlah ATK yang memadai, perusahaan juga tidak akan kehabisan sumber daya alat tulis pada tengah tahun berjalan. Dalam menganalisis, nilai penyusutan dan stok juga harus diperhatikan.

Pengadaan Terikat, Solusi Kerja Sama Jangka Panjang Perusahaan dengan Vendor ATK

Pengadaan Terikat, Solusi Kerja Sama Jangka Panjang Perusahaan dengan Vendor ATK - Pentingnya Manajemen Pengadaan dan Pengelolaan ATK di Perusahaan
Pengadaan Terikat, Solusi Kerja Sama Jangka Panjang Perusahaan dengan Vendor ATK – Pentingnya Manajemen Pengadaan dan Pengelolaan ATK di Perusahaan – hsbellville

Alat tulis kantor termasuk dalam jenis perlengkapan atau perbekalan kantor. Artinya, alat tulis kantor habis dipakai dalam jangka waktu tertentu. Untuk itu, diperlukan pengadaan rutin sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Untuk mempermudah kerja divisi pengadaan, biasanya perusahaan menerapkan sistem kontrak atau pengadaan terikat dengan vendor. Tujuannya adalah agar proses pengadaan alat tulis kantor di awal tahun dapat dilaksanakan dengan lebih cepat dan praktis.

Berdasarkan penerbitannya, berikut adalah beberapa jenis pengadaan terikat yang biasanya dilakukan oleh perusahaan:

  • Kontrak Lengkap Berjangka

Sebelum pembuatan kontrak, biasanya perusahaan akan menerbitkan Surat Perintah Kerja (SPK). Setelah itu, barulah kontrak dapat diterbitkan. Kontrak lengkap harus memuat semua poin termasuk para pihak yang terlibat, lingkup pekerjaan, perincian harga produk, jangka waktu kerja sama, pembayaran barang, hak dan kewajiban, hal-hal mengenai perpajakan, asuransi, hingga garansi.

Kontrak jenis ini sangat diperlukan terutama jika Anda melakukan pengadaan barang dalam jumlah yang besar. Vendor pun harus berbentuk Perseroan Terbatas (PT) dengan dokumen administrasi yang lengkap.

  • Kontrak Singkat

Kontrak jenis ini digunakan untuk pembelian dengan nominal yang relatif kecil. Walaupun begitu, hal-hal yang berkaitan dengan lingkup pekerjaan, perincian barang dan harga, pembayaran, dan perpajakan wajib dicantumkan di dalam kontrak singkat.

Bedanya, kontrak singkat tidak melalui tahap SPK dan langsung diterbitkan berdasarkan surat pesanan atau PO. Kontrak singkat tetap harus memuat tanda tangan pejabat dari kedua belah pihak serta risiko yang mungkin terjadi selama kerja sama berjalan.

Adanya kontrak bisa memastikan bahwa kedua belah pihak (pembeli dan penyedia barang) memenuhi hak dan kewajibannya. Kontrak yang terperinci juga dapat menghindari adanya kesalahpahaman dalam lingkup pekerjaan. Dengan begitu, kerja sama akan terjalin dengan baik.

Efisiensi Penggunaan Alat Tulis Kantor untuk Perusahaan

Efisiensi Penggunaan Alat Tulis Kantor untuk Perusahaan - Pentingnya Manajemen Pengadaan dan Pengelolaan ATK di Perusahaan
Efisiensi Penggunaan Alat Tulis Kantor untuk Perusahaan – Pentingnya Manajemen Pengadaan dan Pengelolaan ATK di Perusahaan – joburgeastexpress

Setelah proses pengadaan, ATK lalu harus dikelola dengan baik untuk memastikan stok cukup untuk kebutuhan satu tahun. Inilah mengapa proses pengadaan alat tulis kantor harus melalui proses analisis agar kegiatan pekerjaan tidak terganggu dengan kurangnya alat tulis.

Pengadaan alat tulis kantor yang dilakukan oleh sebuah perusahaan mencakup kebutuhan seluruh divisi yang ada di dalamnya. Oleh karena itu, diperlukan satu divisi khusus yang menangani masuk dan keluarnya suplai barang. Nantinya, setiap divisi yang membutuhkan harus mengajukan permintaan stok untuk mengambil barang.

Setiap bulannya, akan terdapat laporan mengenai sisa stok barang dan divisi mana saja yang menggunakannya. Laporan bulanan tersebut bisa menjadi bahan analisis untuk pengadaan alat tulis kantor di tahun berikutnya. Divisi pengadaan dan pengelolaan ATK juga harus memanfaatkan sisa stok di tahun sebelumnya untuk menghindari penumpukan barang.

Saat ini, pencatatan dan laporan tersebut sudah terkomputerisasi. Hampir seluruh perusahaan kini sudah memanfaatkan teknologi untuk mengelola ATK yang digunakan. Software administrasi sederhana hingga yang khusus dibuat untuk stok perlengkapan kantor dapat digunakan untuk meringankan pekerjaan.

Dengan menggunakan software administrasi, catatan dan penghitungan stok dapat menjadi lebih akurat dibandingkan dengan cara manual. Namun sebaiknya, kartu stok manual masih digunakan dan bisa dicocokkan dengan stok komputer setiap harinya. Kartu stok manual juga berfungsi sebagai catatan cadangan jika terjadi masalah dengan software.

Dalam mengelola pemakaian perlengkapan alat tulis, para karyawan dari semua divisi juga harus tertib dalam membuat surat permintaan alat tulis dan menggunakannya dengan sebaik mungkin. Hal tersebut tentunya akan mempermudah kinerja pengelola ATK di perusahaan.

Tips dalam Mencari Penyuplai ATK yang Sesuai

Jika Anda atau perusahaan sedang mencari penyuplai alat tulis kantor, tentu ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan. Perusahaan juga harus memiliki kualifikasi tertentu yang harus dipenuhi oleh penyedia barang agar kebutuhan perusahaan bisa dipenuhi dengan cermat. Terlebih lagi jika pengadaan yang Anda lakukan melibatkan jumlah uang yang tidak sedikit, Anda harus melakukannya dengan lebih hati-hati.

Berikut adalah hal-hal yang harus diperhatikan dalam mencari vendor alat tulis kantor:

  • Menyediakan barang yang lengkap

Alih-alih membeli barang dari penyedia yang berbeda, sebaiknya perusahaan mencari vendor yang siap memenuhi kebutuhan akan berbagai jenis ATK. Seperti yang dilakukan oleh Importer.co.id, Anda bahkan dapat melakukan permintaan barang yang belum tertera dalam daftar produk.

  • Harga ekonomis

Efisiensi ATK juga berarti efisiensi anggaran. Maka dari itu, carilah vendor dengan harga yang bersaing. Jika harga di penyedia lokal masih terlalu mahal, cobalah mencari penyedia barang impor seperti Importer.co.id. Terkadang, harga produk impor jauh lebih murah dibandingkan barang lokal terutama jika dibeli dalam jumlah banyak.

  • Jaminan kualitas barang

Carilah perusahaan yang dapat menjamin kualitas produk yang ditawarkannya. Kualitas barang berpengaruh besar dalam penggunaan dan ketahanan produk. Kualitas ATK yang memadai akan menunjang kegiatan administratif dan pekerjaan lainnya di perusahaan Anda.

  • Portofolio dan pengalaman

Perusahaan dengan pengalaman yang cukup akan lebih mudah mengikuti alur pengadaan—baik itu pengadaan langsung atau lelang. Anda pun dapat meminta bukti portofolio atau klien yang sudah pernah ditangani oleh vendor. Adanya klien tetap dapat memberi petunjuk mengenai baiknya kinerja vendor ATK.

  • Transaksi Transparan

Seperti yang dilakukan oleh Importer.co.id, transaksi harus dilakukan dengan transparan dari mulai proses permintaan barang, pembayaran, hingga pengiriman barang. Sebagai pembeli, Anda perlu mengetahui setiap tahap yang sedang dilewati sebelum Anda mendapatkan produk yang dipesan.

  • Legalitas yang jelas

Terlepas dari jenis perusahaan Anda, kelengkapan legalitas perusahaan penyedia ATK harus diperhatikan. Dengan begitu, transaksi akan berjalan lebih aman terutama jika kedua belah pihak juga memperhatikan aspek perpajakan yang ada pada transaksi.

Keenam hal tadi bisa menjadi bahan pertimbangan dalam memilih penyedia ATK untuk perusahaan Anda. Untuk itu, penting untuk menggali informasi mengenai perusahaan penyedia sebelum menentukan pilihan.

Pemesanan Produk ATK di Importer.co.id

Importer.co.id adalah penyuplai berbagai produk dari Cina. Bukan hanya ATK, perusahaan penyuplai ini juga menyediakan produk-produk seperti barang elektronik, mesin industri, peralatan rumah tangga, peralatan kantor, perlengkapan anak dan bayi, hingga produk-produk berbahan dasar tekstil.

Dengan moto “Memberi harga yang super kompetitif dengan kualitas terbaik”, Importer.co.id bahkan menawarkan jasa survey dan negosiasi langsung dengan perusahaan manufaktur. Misalnya saja, Anda ingin mengimpor barang dari perusahaan tertentu. Untuk menghemat tenaga dan waktu, Anda dapat menggunakan jasa Importer.co.id untuk melakukan survey, negosiasi harga, hingga pembelian produk.

Keuntungan lain dari Importer.co.id adalah jasa pengiriman barang dalam jumlah besar. Jika Anda memesan barang dengan kuantitas banyak, Anda bisa mendapatkan layanan antar hingga ke gudang atau lokasi penyimpanan perusahaan Anda.

Mengapa Importer.co.id?

Dengan pengalaman yang cukup lama di bidang ekspor dan impor, perusahaan ini memiliki keunggulan dibandingkan dengan importir lainnya. Berikut adalah beberapa di antaranya:

  • Anda dapat melakukan negosiasi dan berbelanja produk asli Cina tanpa harus pergi ke sana. Kelengkapan perizinan impor barang dijamin lengkap sehingga memudahkan prosesnya.
  • co.id menawarkan jasa pengiriman dalam jumlah besar. Pesanan dalam jumlah besar bisa langsung dikirim ke gudang penyimpanan Anda.
  • Tak sempat survei? Importer.co.id akan melakukannya untuk Anda. Terutama jika Anda memiliki referensi perusahaan di Cina, Importer.co.id akan membantu Anda untuk survei barang dan negosiasi harga.
  • Menawarkan harga murah dengan kualitas terjamin. Harga dan kualitas produk sudah terlebih dahulu melalui proses pengecekan sehingga Anda tidak akan kecewa dengan produknya.
  • co.id adalah perusahaan yang aman dengan transaksi yang transparan. Anda dapat memantau proses pembelian, impor, hingga pengiriman barang untuk memastikan pesanan sampai dengan aman di tangan Anda.

Baca Juga:

Untuk perusahaan skala menengah dan besar, pengadaan ATK dengan cara impor langsung dari negara manufaktur seperti Cina bisa jadi solusi yang menjanjikan. Dengan memanfaatkan impor, Anda bisa mendapatkan barang dengan harga yang lebih murah, kuantitas besar, serta kualitas yang tidak diragukan lagi.

Untuk informasi lebih lanjut, hubungi segera di 0811 158 309 atau langsung bertanya via Whatsapp. Mau kualitas dan harga ATK yang terjamin? Importer.co.id solusinya!

Check Also

Gampang-gampang Susah, Begini Cara Ngeprint Amplop

Gampang-gampang Susah, Begini Cara Ngeprint Amplop

Amplop perusahaan mudah dikenali lewat kop surat. Kop surat biasanya berisi logo dan nama perusahaan, …

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.